Un Raport Bun

Cu nivelul meu de engleză, nu voi putea niciodată să scriu un raport perfect!

Există așa ceva ca un raport perfect? Răspunsul scurt este Nu – există doar un raport bine redactat (ca opusul unuia slab redactat). Vestea bună este că oricine cu un nivel mediu de engleză poate învăța să scrie un raport bine redactat într-un timp relativ scurt.

Să începem prin a ne întreba: ce este un raport? Putem spune că un raport este un ansamblu de informații relevante, prezentate sub formă de fapte (constatări) împreună cu concluziile ce pot fi trase din aceste constatări, conceput pentru a le permite factorilor de decizie – fie ei din mediul comercial, organizațional, guvernamental sau privat – să ia cele mai bune decizii posibile în circumstanțele date..

Acum, haideți să luăm în considerare elementele unui raport bun.

• Claritatea este esențială. Cu cât totul este mai clar, cu atât este mai ușor pentru cititor să folosească raportul și să ia decizia pe care trebuie să o ia. Țineți minte: factorii de decizie ocupați nu au timp sau dorința de a încerca să înțeleagă rapoarte complicate și vor aprecia cu atât mai mult un raport clar și ușor de utilizat. Pentru a obține claritatea Structura este foarte importantă. Deși multe depind de natura și scopul unui raport, un format tipic pentru un raport ar fi:

1. Introducere: menționați scopul raportului dumneavoastră în doar câteva propoziții scurte.
2. Context: descrieți circumstanțele care au dus la întocmirea raportului, incluzând informații importante precum principalii actori, locurile și perioadele implicate. Ar trebui să existe, de asemenea, o scurtă descriere a tipului de informații care vor fi prezentate, menționând modul în care au fost obținute (cercetare) și criteriile care vor fi aplicate în utilizarea acestora
3. Constatări: Acesta reprezintă setul de date și fapte rezultate în urma cercetării efectuate. De obicei, este cea mai lungă parte a unui raport.
4. Concluzia: Acesta este un rezumat al constatărilor, care conduce la recomandări.
5. Recomandări: Acțiunile pe care le sugerați trebuie să se bazeze direct pe concluzii și trebuie să fie prezentate cât mai clar posibil.
6. Rezumat executiv: În rapoartele mai lungi, poate fi necesar să oferiți un rezumat al conținutului. Acesta este adesea numit și „Abstract”. În majoritatea cazurilor, nu este necesar.

• Simplitatea este esențială. Orice raport este cel mai eficient atunci când este ușor de înțeles, iar informațiile sunt prezentate clar. Nu faceți niciodată un raport mai complicat decât este necesar. Limbajul simplu și propozițiile scurte funcționează cel mai bine. Nu este nevoie să cunoașteți toate timpurile verbale din engleză; pentru un raport tipic, utilizarea a aproximativ șase timpuri verbale este suficientă.
• Concizia este întotdeauna atractivă. Dacă poți spune ceva în zece pagini, de ce să scrii 100? Nu vei impresiona pe nimeni și, cu siguranță, nimeni nu îți va mulțumi. Evită repetarea în scris a informațiilor prezentate sub formă grafică în secțiunea de constatări. Dacă ai un diagramă circulară sau un grafic, rezumă-l doar pe scurt. Un curs bun de redactare a rapoartelor îți va oferi rapid tipul de limbaj și formulări de care vei avea nevoie. 

Țineți minte, rapoartele nu sunt concepute pentru lectură la plajă! Cei mai mulți oameni citesc un raport pentru că trebuie, nu pentru că vor. Cu cât este mai clar, mai simplu și mai scurt, cu atât mai mult vă vor mulțumi pentru el   

La SkillsBar, vă putem oferi abilitățile necesare pentru redactarea eficientă a rapoartelor în doar câteva ore – abilități pe care le puteți aplica imediat în munca sau afacerea dumneavoastră.